Co się zmieni w naliczaniu stażu pracy MRPiPS odpowiada na najczęściej zadawane pytania

Przedłożony w Sejmie projekt ustawy zakłada, że do stażu pracy będą wliczały się okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia. 

Jak wskazało MRPiPS przepisy będą obowiązywały wstecz, co oznacza, że zaliczeniu do stażu będą podlegać wszystkie udowodnione okresy zatrudnienia, również te sprzed 1 stycznia 2026 r.

Jak przypomniało ministerstwo, dotychczas do stażu pracy wliczały się wyłącznie okresy przepracowane na umowie o pracę. 

„Oznacza to, że osoby pracujące przykładowo przez kilka czy kilkanaście lat wyłącznie na umowie zlecenie, mają w świetle prawa niższy staż pracy, niż osoba zatrudniona na etacie np. od roku. Tak samo wygląda sytuacja osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.  W ocenie Ministerstwa Pracy jest to niesprawiedliwe” – wskazano w komunikacie MRPiPS.  

Jak wskazano w projekcie, nowe przepisy mają obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. 

„Odpowiednio długie vacatio legis jest niezbędne, by pracodawcy mieli czas na ustalenie stażu pracy poszczególnych pracowników w świetle nowych przepisów, na dokonanie związanych z tym obliczeń, wprowadzenie ewentualnych zmian w przepisach zakładowych, jak również na zabezpieczenie środków na sfinansowanie nowych rozwiązań” – wyjaśnił resort.

Obecnie projekt został skierowany do Biura Legislacyjnego Kancelarii Sejmu oraz do zaopiniowania m.in. przez związki zawodowe.

Staż pracy Q&A

Czy planowane zmiany w zakresie zaliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy będą działały wstecz?
Okresy pracy sprzed wejścia w życie ustawy będą wliczały się do stażu pracy.  Warunkiem będzie ich właściwe udokumentowanie.

Do którego roku wstecz będą zaliczane okresy pracy do stażu pracy?
Projektowana regulacja nie zakłada konkretnych ram czasowych wskazujących do którego roku wstecz będą zaliczane do stażu pracy okresy przepracowane na umowie zlecenia. Zaliczeniu będą podlegać wszystkie udowodnione okresy, tzn. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy – od dnia 1 stycznia 2026 r., ale i wcześniejsze.

Na co właściwie wpływać będą dodatkowe lata wliczane do stażu pracy?
Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:
•    wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;
•    wyższy dodatek stażowy;
•    nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;
•    dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;
•    dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;
•    wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Czy te uprawnienia będą obowiązywać we wszystkich zakładach pracy, niezależnie od sektora (publicznego i prywatnego)?
Tak. Uprawnienia będą przysługiwały na podstawie przepisów obowiązujących u danego pracodawcy.

Od kiedy nowe zasady będą obowiązywać w praktyce – czy pracownicy muszą czekać na zaświadczenie z ZUS, by nabyć uprawnienia?
Projekt ustawy przewiduje okres 24 miesięcy na możliwość dostarczania dokumentów potwierdzających przedmiotowe okresy zatrudnienia dla pracownika odpowiednio zatrudnionego:
•    w dniu 1 stycznia 2026 r.  w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
•    w dniu pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
Dopiero od powyższych terminów uprawnienia pracownicze będą mogły być ustalane z uwzględnieniem wyższego stażu pracy. Warunkiem jest ich właściwe udokumentowanie, w tym m.in. przedstawienie zaświadczenia wydawanego przez ZUS.

Do kiedy trzeba złożyć dokumenty, żeby nowe okresy były uznane?
W celu zaliczenia wcześniejszego stażu pracy u swojego aktualnego pracodawcy, pracownik będzie musiał je udokumentować w ciągu 24 miesięcy od rozpoczęcia stosowania nowych przepisów. Okresów nieudokumentowanych nie wlicza do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy.

Czy staż pracy liczony na nowych zasadach będzie wliczany do wymaganego stażu pracy określonego w danym naborze na wolne stanowisko?
Nowe okresy zatrudnienia będą uwzględniane w nowych naborach (wszczętych po rozpoczęciu stosowania przepisów projektowanej ustawy).
Projektowane przepisy będą miały zastosowanie do nowych naborów również na funkcje publiczne. Nabory na wolne stanowiska, które nie zostały zakończone i trwają, będą rozstrzygane na dotychczasowych zasadach, czyli z uwzględnieniem okresów, które obecnie są uwzględniane. Kandydat podczas postępowania kwalifikacyjnego składa wszystkie dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, na przykład zaświadczenia o prowadzonej działalności gospodarczej, czy pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych.

Czy okresy pracy na umowę zlecenia będą wliczane do stażu pracy, niezależnie od tego, czy były odprowadzane składki ZUS?
Co do zasady do okresu zatrudnienia będą wliczane okresy, w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Jednakże do okresu zatrudnienia będą wliczane także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.
Przykładowo może to być niepodleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Czy umowy zlecenia wykonywane podczas studiów, w tym przy korzystaniu z ulgi podatkowej dla osób do 26. roku życia, będą zaliczane do stażu pracy?
Tak. Do okresu zatrudnienia będą wliczane także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Przykładowo może to być niepodleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Czy umowa o dzieło będzie również wliczana do stażu pracy?
Nie. Umowa o dzieło to specyficzny typ umowy, który musi spełniać określone warunki. Jej efektem jest konkretny, z góry określony rezultat, nie dotyczy ona powtarzalnych czynności, zakłada brak kierownictwa. 
Jeśli przedmiot umowy nie spełnia tych warunków, a pracodawca mimo to proponuje podpisanie umowy o dzieło pracownik może odmówić jej zawarcia oraz domagać się umowy o pracę lub zlecenie. Jeśli pracownik podejrzewa, że pracuje na nieprawidłowej umowie, ma prawo zgłosić to do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy równoczesna praca na umowie o pracę i umowie zlecenia będzie podwójnie liczona do stażu pracy? Co z osobami, które przez wiele lat łączyły umowę o pracę i umowy zlecenia – jak będzie liczony ich staż?
W przypadku nakładania się okresów umowy zlecenie na okres umowy o pracę, do okresu zatrudnienia wlicza się jeden z tych okresów.

Czy do stażu pracy zostanie zaliczony okres wykonywania umów zlecenia, jeżeli firma już nie istnieje?
Tak. Istnienie firmy nie ma znaczenia z perspektywy potwierdzania stażu pracy

Jakie dokumenty będą wymagane do potwierdzenia okresów pracy na umowie zleceniu? Czy wystarczy sama umowa?
Co do zasady przebieg zatrudnienia będzie potwierdzać zaświadczenie wydawane przez ZUS. W przypadku osób, które nie podlegały ubezpieczeniom, pracownik sam będzie musiał przedstawić dowód zatrudnienia – np. umowę ze zleceniodawcą.

Czy do stażu pracy zostanie zaliczony okres wykonywania umów uaktywniających?
Zakres projektowanej ustawy obejmuje również umowy uaktywniające dla niań sprawujących opiekę nad dziećmi na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Czy prowadzenie działalności gospodarczej będzie uwzględniane przy obliczaniu stażu pracy?
Tak. Do okresu zatrudnienia wliczać się będą okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
Dodatkowo, do okresu zatrudnienia zostanie wliczony okres, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jest to okres skorzystania przez osobę fizyczną z uprawnienia zwanego „ulgą na start”.

Jakie dokumenty będą wymagane do potwierdzenia okresów pracy na JDG?
Okresy prowadzenia pozarolniczej działalności co do zasady potwierdzać będzie zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.

Czy do stażu pracy będzie wliczany okres współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, np. współmałżonkiem?
Tak.

Czy zawieszenie działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem będzie traktowane jako okres zaliczany do stażu pracy?
Tak. Do okresu zatrudnienia wliczać się będzie okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną także będą miały możliwość doliczenia tego okresu do stażu pracy?
Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie będzie wliczane do stażu pracy.

Czy okres opieki nad osobą chorą lub z niepełnosprawnością będzie wliczany do stażu pracy?
Nie.

Czy prowadzenie gospodarstwa rolnego będzie zaliczane do stażu pracy?
Tak. Prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym – na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie – zaliczana jest do ogólnego stażu pracy.  

Czy praktyki studenckie będą uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy?
Nie. Praktyki studenckie nie będą wliczać się do stażu pracy.

Jak traktowane będą studia w kontekście prawa do dodatku stażowego i urlopu?
Projektowana ustawa nie zmienia obowiązujących przepisów Kodeksu pracy w tym zakresie.

A co ze szkołami policealnymi – czy one będą miały wpływ na staż pracy?
Projektowana ustawa nie zmienia obowiązujących przepisów Kodeksu pracy w tym zakresie.

Czy praca w ramach wolontariatu wliczy się do stażu pracy?
Nie. Wolontariat nie będzie wliczać się do stażu pracy.

Czy praca wykonywana za granicą na podstawie umowy o pracę będzie wliczana do stażu pracy w Polsce?
Projektowana ustawa nie zmienia obowiązujących przepisów w tym zakresie. Udokumentowane zatrudnienie, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego – na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia - zaliczane jest do ogólnego stażu pracy.

Czy pracodawca w Polsce może odmówić uwzględnienia zagranicznego świadectwa pracy?
Nie, chyba, że dokument potwierdzający pracę zarobkową za granicą np. świadectwo pracy budzi uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności.
W przypadku wątpliwości pracodawcy, to pracownik musi udowodnić przepracowany okres, na przykład przez przedstawienie dokumentów przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego czy poświadczonych.

Czy okresy pracy zarobkowej wykonywanej za granicą w formach innych niż umowa o pracę (np. samozatrudnienie, kontrakty) będą zaliczane do stażu pracy w Polsce?
Tak. Do okresu zatrudnienia będzie wliczany też udokumentowany okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebyty za granicą u pracodawcy zagranicznego.

Jakie dokumenty trzeba będzie przedłożyć, by potwierdzić pracę zarobkową za granicą niebędącą klasycznym zatrudnieniem?
Przepisy projektowanej ustawy nie wskazują konkretnego rodzaju dokumentu potwierdzającego pracę zarobkową za granicą ze względu na fakt, iż wykonywanie pracy w innych krajach może przybierać różne formy i nazwy.
Może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.
Obowiązujące przepisy nie określają katalogu dokumentów potwierdzających zagraniczny staż pracy. Można posłużyć się odpowiednikiem polskiego świadectwa pracy) lub innymi dokumentami. Projektowane przepisy również nie ograniczają zakresu dokumentów, które mogą potwierdzać okresy pracy zarobkowej za granicą.

Czy okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub w spółdzielni kółek rolniczych będą automatycznie zaliczane do stażu pracy?
Do okresu zatrudnienia będą wliczane okresy m.in.:  pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych. Zaliczenie okresów nastąpi po ich właściwym udokumentowaniu.

Czy składki opłacane do KRUS w przeszłości będą miały wpływ na staż pracy w świetle nowych przepisów?
Nie.

Czy praca w gospodarstwie rolnym rodziców (bez formalnej umowy) też może być uznana?
Tak. Prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym – na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie – zaliczana jest do ogólnego stażu pracy.

Czy wliczenie nowych okresów do stażu pracy będzie miało wpływ na prawo do emerytury minimalnej?
Nie. Projektowane przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.

Czy zmiany w zakresie ustalania stażu pracy wpłyną na wysokość emerytur?
Nie. Projektowane przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.

Czy nowe przepisy będą miały wpływ na dodatki stażowe?
Tak. Wypłata dodatku uzależniona będzie od regulacji obowiązujących u danego pracodawcy i na zasadach tam przyjętych z uwzględnieniem udokumentowanego stażu pracy.
Dodatek stażowy może wynikać z ogólnego stażu pracy albo stażu pracy u danego pracodawcy. Dodatek stażowy z mocy prawa wypłacany jest pracownikom sfery budżetowej i przysługuje za określony staż pracy. Pracodawcy nienależący do sfery budżetowej również mogą wypłacać dodatek stażowy na zasadach określonych w wewnątrzzakładowych regulacjach.

Czy wliczenie okresów umów zleceń i prowadzenia działalności gospodarczej do stażu pracy będzie uprawniało do ponownego przeliczenia emerytury lub renty? 
Nie, projektowane przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.

W jaki sposób będzie można uzyskać zaświadczenia o stażu pracy z ZUS?
Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia będzie się składać w postaci elektronicznej poprzez system udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Czy zakład pracy będzie miał obowiązek wystawienia świadectwa pracy za okres pracy na umowie zlecenia?
Nie, zakład pracy nie będzie wystawiał świadectwa pracy potwierdzające okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia.
 
Czy w przypadku długotrwałej pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne będzie dodatkowe zaświadczenie z ZUS?
Nie.

Jakie dokumenty będą uznawane przez ZUS w przypadku braku danych do wystawienia zaświadczenia (np. rachunki, przelewy, listy płac)?
ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie posiadanych informacji w swoim systemie. ZUS ma dane o historii zatrudnienia od 1 stycznia 1999.
ZUS nie będzie korzystać z dodatkowych dokumentów przy wystawianiu zaświadczenia ani nie będzie prowadzić żadnych dodatkowych postępowań.
Okres stażu pracy, którego nie będzie wykazanego w zaświadczeniu ZUS, pracownik będzie mógł potwierdzić i udokumentować bezpośrednio swojemu pracodawcy, przy użyciu swoich dokumentów.

Co zrobić, jeśli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia, a ja nie mam już dokumentów sprzed lat?
Konieczne będzie odnalezienie dokumentacji. Można poprosić byłego pracodawcę (zleceniodawcę) o kopię starych dokumentów. Okres nieudokumentowany nie może zostać zaliczony do stażu pracy.

Czy można się odwołać od decyzji pracodawcy w sprawie uznania dowodu stażu pracy?
Spory z zakresu prawa pracy rozstrzyga sąd pracy.

Czy w razie odmowy wydania zaświadczenia przez ZUS, będzie możliwe odwołanie się od decyzji?
ZUS będzie wydawać zaświadczenia w postępowaniu uproszczonym i odformalizowanym. Wydanie zaświadczenia polega wyłącznie na urzędowym potwierdzeniu stanu faktycznego lub prawnego na podstawie informacji posiadanych przez ZUS. Jeżeli ZUS nie ma informacji o wcześniejszym zatrudnieniu, to nie będzie mógł wydać takiego zaświadczenia. W związku z tym ZUS nie będzie prowadzić żadnych dodatkowych postępowań.
Postępowanie o wydaniu zaświadczenia nie należy mylić z innymi postępowaniami ZUS (np. w sprawach emerytalno-rentowych), które kończą się wydaniem decyzji.
Nawet jeżeli ZUS nie wyda zaświadczenia, pracownik będzie mógł potwierdzić i udokumentować bezpośrednio swojemu pracodawcy, przy użyciu swoich dokumentów.

Czy jako pracodawca muszę automatycznie sam przeliczyć wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia?
Pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnień, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy (czyli jeśli pracownik je przedłoży pracodawcy).
 
Czy mogę odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi wątpliwości?
Tak. Pracodawca dokonuje zaliczenia okresów na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika i ma prawo ich nie uznać, jeśli budzą uzasadnione wątpliwości. Spory z zakresu prawa pracy rozstrzyga sąd pracy.

mr/