Numer faktury i noty korygujące w KSeF - co trzeba wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur już teraz jest codziennością dla wielu przedsiębiorców. To nowoczesne oprogramowanie, które pozwala tworzyć i przesyłać faktury strukturalne w szybki i łatwy sposób. Jak należy numerować faktury w tym systemie? Czego dotyczą noty korygujące i jak stworzyć korektę faktury? Sprawdźmy!

KSeF - numer faktury

Jeśli chodzi o KSeF numer faktury musi być zgodny z obowiązującymi przepisami. Ustawa o VAT wskazuje, że faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, tak aby można było jednoznacznie zidentyfikować dokument. Jest to zatem jeden z najważniejszych i obowiązkowych elementów faktury! W efekcie faktury należy numerować tak, aby zapewniać ciągłość ewidencjonowania dokumentów przez ich kolejne numerowanie oraz pozwolić na identyfikację dokumentu. Okazuje się, że zachowanie wskazanych założeń ciągłości numerowania i sposoby nadawania numerów danym fakturom ustala podatnik podczas ich wystawiania. Każda faktura musi posiadać własny numer - czyli kolejny numer, o jeden większy od poprzedniej faktury. To oznacza, że dwie następujące po sobie faktury muszą mieć zachowaną ciągłość numeracji. 

Noty korygujące w KSeF

Nie bez znaczenia w wielu przypadkach są też noty korygujące KSeF. Co powinien zawierać ten dokument? Zgodnie z przepisami, nota korygująca musi zawierać:

• Oznaczenie Nota korygująca
• Numer kolejny i datę wystawienia
• Imiona i nazwiska lub nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury oraz ich adresy i NIP
• Dane zawarte w fakturze poprawianej
• Wskazanie treści informacji korygowanej oraz podanie treści prawidłowej

Warto podkreślić, że nota korygująca powinna zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury, którą zamierzamy skorygować. Akceptacja ta może odbywać się przykładowo poprzez potwierdzenie e-mail przyjęcia noty. Jak wystawiać notę korygującą w systemie wFirma? Na początku trzeba zaksięgować fakturę kosztową, a potem przejść do zakładek: Wydatki - Księgowanie - Zaksięgowane i zaznaczyć fakturę, którą chcemy skorygować oraz skorzystać z opcji: Wystaw - Notę korygującą. Następnie wskazujemy dane, jakie ma zawierać ten dokument, wpisując je w pole Treść Prawidłowa. Pamiętajmy o tym, że istnieje możliwość ewentualnej zmiany treści pól, które automatycznie zostały wypełnione przez system.

Korekta faktury w KSeF

Obowiązkowy KSeF wprowadza istotne zmiany w zakresie wystawiania i rozliczania faktur korygujących. KSeF korekta faktury jest wystawiana w następujących sytuacjach:

• Dokonanie zwrotu podatnikowi towarów lub opakowań
• Zmiana w kwocie podatku lub podstawie opodatkowania
• Pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury
• Zwrot nabywcy części lub całości zapłaty, którą wskazano w art. 106b ust. 1 pkt 4

A jakie dane powinna zawierać korekta faktury w KSeF? W przepisach czytamy, że faktura korygująca powinna zawierać m.in.: datę wystawienia i kolejny numer, numer identyfikujący w KSeF, dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta i prawidłową treść korygowanych pozycji. Jeśli korekta ma wpływ na zmianę kwoty podatku należnego lub podstawy opodatkowania, należy wskazać daną kwotę z podziałem na kwoty odnoszące się do poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. 

W jaki sposób wysłać dokumenty do Krajowego Systemu e-Faktur? To zadanie nie jest trudne. Faktury w KSeF są uznane za wysłane dopiero po ich wysyłce do tego systemu, dlatego przedsiębiorca w systemach fakturujących tworzy jedynie dokument sprzedaży. W celu wystawiania faktury, trzeba zlecić jej wysyłkę. Zrobimy to z pomocą systemu wFirma z poziomu okna wystawiania faktury lub po stworzeniu wersji roboczej faktury. Należy przejść do zakładek: Przychody - Sprzedaż, a po zaznaczeniu wersji roboczej faktury na liście dokumentów wybieramy (z górnego menu) opcję Rozlicz - Zatwierdź Fakturę. Jak widzimy, cały ten proces trwa zaledwie kilka chwil i nie sprawia przedsiębiorcom żadnego problemu. 

KSeF stał się obowiązkowy dla dużych firm od 1 lutego 2026 roku. Już niedługo obowiązek ten obejmie kolejnych przedsiębiorców, dlatego warto znać przepisy prawne w tym zakresie.