Czy dokument odebrany w urzędomacie jest skutecznie doręczony MSWiA wyjaśnia

O skuteczność doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów instalowanych m.in. przez jednostki samorządu terytorialnego pytała w interpelacji posłanka Paulina Hennig-Kloska. Wątpliwości parlamentarzystki budził m.in. brak pisemnego potwierdzenia ze strony osoby odbierającej dokument oraz kwestie odpowiedzialności urzędnika za prawidłowy przebieg procesu wygenerowania i przekazywania dokumentu.

„Analiza rodzaju dokumentów możliwych do odbioru za pośrednictwem urzędomatu wskazuje, że są to dokumenty, przy wydawaniu których wnioskodawca nie jest zobowiązany do osobistego stawiennictwa w urzędzie administracji. W ten sposób można odbierać np. prawa jazdy. Przy składaniu wniosku konieczne jest jedynie wskazanie sposobu odbioru dokumentu (osobiście czy za pośrednictwem operatora pocztowego)” – wyjaśnił wiceszef MSWiA Tomasz Szymański. 

Wiceminister podkreślił, że fakt odbioru dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ingeruje w proces decyzyjny o wydaniu dokumentu. 

„To organ, po analizie wniosku i złożonych wraz z wnioskiem dokumentów, podejmuje decyzję o wydaniu bądź decyzję o odmowie wydania dokumentu. Odbiór dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ma również wpływu na proces produkcji samego dokumentu przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A.” – wskazał Szymański.

Zaznaczył też, że decyzję o wprowadzeniu możliwości wydawania niektórych dokumentów za pośrednictwem urzędomatów podejmują zainteresowane samorządy podpisując stosowna umowę z operatorem pocztowym udostępniającym rozwiązania techniczne w tym zakresie.

Wiceminister przypomniał, że niektórych dokumentów nie można odebrać za pośrednictwem urzędomatu. Takiego sposobu doręczenie dokumentu nie stosuje się m.in. przy wydawaniu dowodów osobistych, ponieważ przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r o dowodach osobistych wyłączają taką możliwość. Dowód osobisty, zgodnie z art. 30 wskazanej ustawy odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy, w którym został złożony wniosek o wydanie tego dokumentu. Obecność przy odbiorze dowodu osobistego nie jest wymagana wyłącznie w odniesieniu do osoby małoletniej, która nie ukończyła piątego roku życia oraz osoby małoletniej, w wieku 5-12 lat, jeżeli była ona obecna przy składaniu wniosku w siedzibie organu gminy. Organ gminy musi potwierdzić tożsamość posiadacza dokumentu, a w przypadku, kiedy dokument został wydany dla osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych albo osoby posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych  również osoby uprawnionej do odbioru dokumentu.

Jak wskazano w odpowiedzi na interpelację, w przypadku dokumentów z rejestru stanu cywilnego zasady ich wydawania zostały określone w rozdziale 5 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dokumenty z tego zakresu mogą być odbierane osobiście na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, pocztą na piśmie utrwalonym w postaci papierowej oraz na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. 

mr/